Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là một vị trí vô cùng quan trọng của trong các công ty, doanh nghiệp kinh doanh trong ngành Logistics. Vậy, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Vị trí công việc này là làm gì? Mức thu nhập là bao nhiêu? Bài viết dưới đây Hỏi Đáp Nhân Sự sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc này.
1. Nhân Viên Chứng Từ Là Gì?
Nhân viên chứng từ có tên tiếng Anh Document staff, đây chính là người đảm nhận việc hỗ trợ cho các hoạt động xuất nhập khẩu.
Họ thực hiện giám sát và chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến thương mại, đứng ra xử lý các tài liệu đó để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên.
>>> Review Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất
2. Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Gì?
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu trong lĩnh vực logistics là một vị trí khá là phổ biến. Công việc này sẽ thường xuyên phải làm việc với các loại văn bản, chứng từ có liên quan đến xuất – nhập hàng hóa và các sản phẩm của doanh nghiệp.
Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường có nhiều mảng như sau:
- Chứng từ cho các hàng sea xuất/nhập khẩu;
- Chứng từ khai báo và chứng từ cho thủ tục hải quan;
- Chứng từ cho các hàng air xuất/nhập khẩu;
- Chứng từ phục vụ thanh toán quốc tế;
- Chứng từ cước phí – logistics.
3. Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Làm Gì?
Tùy vào từng mảng công việc hoặc từng doanh nghiệp, quy mô mà vị trí công việc này sẽ có những việc cụ thể khác nhau. Bạn có thể tham khảo một số nghiệp vụ cơ bản của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sau:
- Thực hiện chuẩn bị các chứng từ và hồ sơ có liên quan đến hàng hóa sản phẩm như các mẫu kiểm định, C/O.
- Làm chứng từ hỗ trợ cho các đối tác, khách hàng, vận chuyển khi cần thiết, đơn vị cung cấp.
- Liên hệ với hãng tàu, các nhà cung cấp, khách hàng để sắp xếp lịch vận chuyển và theo dõi tiến độ thực hiện công việc.
- Soạn thảo các loại hợp đồng như hợp đồng thuê container, hợp đồng kho bãi, Packing list, các loại hóa đơn thương mại, PO, D/O,..
- Làm các Telex Release, House Bill khi cần thiết.
- Kiểm soát các loại chi phí cho xuất nhập khẩu như phí vận chuyển container, phí DEM/DET, phí vệ sinh,…
- Thực hiện chuẩn bị các chứng từ liên quan đến thanh toán quốc tế và tiến hành các thanh toán quốc tế,.
- Quản lý, lưu trữ và phân loại các chứng từ.
- Theo dõi quá trình vận chuyển, giao và nhận hàng hóa, giải quyết những vấn đề phát sinh về các chứng từ giao, nhận, thông quan hoặc những vấn đề khác.
- Liên hệ trực tiếp với các đại lý, đối tác ở nước ngoài
4. Nhân Viên Chứng Từ (Docs) Cần Những Kỹ Năng Gì?
Để có thể trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cần có những kỹ năng sau đây:
– Kỹ năng – kiến thức chuyên môn: Kỹ năng-Chuyên môn: Đây là một trong những kỹ năng bắt buộc vì lĩnh vực xuất nhập khẩu là một trong những ngành nghề tương đối khó trên thị trường.
Để làm việc ở vị trí này, bạn cần áp dụng nhiều kiến thức chuyên môn hoặc các kỹ năng liên quan khác như quản trị, ngoại thương, ngoại ngữ, kinh tế và luật.
– Kỹ năng đàm phán: Đây vừa là kỹ năng vừa là nhiệm vụ bạn cần thực hiện khi làm nhân viên chứng từ.
– Kỹ năng phân tích, quản trị hệ thống: Kỹ năng này giúp bạn quản lý công việc, sắp xếp và phân loại các chứng từ một cách khoa học, tối ưu hóa thời gian của quá trình làm việc.
– Kỹ năng giao tiếp: Người làm chứng từ xuất nhập khẩu cần làm việc với nhiều bên liên quan như vận chuyển, nhà cung cấp, hải quan và hơn thế nữa.
– Một số kỹ năng khác như soạn thảo văn bản, kỹ năng văn phòng.
5. Tổng Hợp Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Viên Chứng Từ
#1. Tại sao bạn lại quan tâm đến công việc Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu này.
Đây là một trong những câu hỏi thường gặp nhất của các nhà tuyển dụng khi phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng lĩnh vực nghề nghiệp này, bao gồm cả nghiên cứu thực tế, bạn có thể nói rằng bạn tự tin rằng đây là công việc hoàn hảo dành cho bạn.
Tuy nhiên, để hoàn toàn thuyết phục nhà tuyển dụng, bạn cần giải thích lý do tại sao Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu lại là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Hãy phân tích các khía cạnh khác nhau của nghề nghiệp này và chứng tỏ rằng nó phù hợp về tính cách và về kinh nghiệm làm việc.
#2. Những kỹ năng nào của bạn phù hợp với vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu?
#3. Nếu doanh nghiệp yêu cầu mã HS thấp, không đúng với thực tế hàng hóa thì bạn sẽ làm gì?Làm thế nào để lựa chọn nhà cung cấp uy tín và mua hàng với giá cả hợp lý nhất?
Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn tìm ra khả năng giải quyết vấn đề của bạn dựa trên kinh nghiệm và chuyên môn xuất nhập khẩu của bạn
#4. Những thông tin cần có trong Điều khoản thanh toán là gì?
Câu hỏi này nhằm đánh giá khả năng chuyên môn của bạn đối với vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu.
#5. Làm thế nào để bạn có thể đảm bảo tính chính xác của chứng từ xuất nhập khẩu?
Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng của bạn muốn biết kỹ năng chuyên môn của bạn với tư cách là một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu.
#6.Tình huống khó khăn nhất mà bạn đã phải đối mặt khi làm nhân viên xuất nhập khẩu? Bạn đã giải quyết nó như thế nào?
Lý do nhà tuyển dụng hỏi câu hỏi này là để tìm ra quan điểm và cách tiếp cận của bạn đối với các tình huống khác nhau tại nơi làm việc. Hãy lấy một ví dụ về một tình huống khó khăn mà bạn đã gặp phải. Tuy nhiên, khó khăn này phải do tác động bên ngoài chứ không phải do bạn tạo ra, để nhấn mạnh kỹ năng giải quyết vấn đề.
#7. Bạn thường đối phó với những áp lực trong công việc như thế nào? Cho ví dụ cụ thể.
Đây là một trong những bài kiểm tra nhân viên xuất nhập khẩu phổ biến nhất, vì áp lực là một trong những điểm nổi bật của ngành này.
Để trả lời câu hỏi này, nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên tích cực và sẵn sàng chấp nhận thử thách. Những ứng viên liên tục tìm kiếm giải pháp thay vì tập trung vào khó khăn cũng sẽ tốt hơn.
#8. Bạn đánh giá khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tế của mình theo thang điểm từ 1 đến 5 như thế nào? Có dự án nào bạn đã tham gia có thể giúp xác nhận điều này không?
Kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cho thấy hầu hết các nhà tuyển dụng đều mong muốn nhân viên của mình phải có kỹ năng về công nghệ hoặc ít nhất là biết sử dụng các công nghệ cơ bản trong công việc.
Do đó, nếu bạn đã thành thạo một công nghệ cụ thể nào đó, hãy cho nhà tuyển dụng biết. Ngược lại, hãy cố gắng tìm kiếm và thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy sự sẵn sàng học hỏi của bạn trước khi đi phỏng vấn.
Xem thêm: Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Xuất Nhập Khẩu – Cách Trả Lời Hay Nhất
6. Mức Lương Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu
Tùy thuộc vào địa điểm làm việc cũng như số năm kinh nghiệm mà mức lương của nhân viên chứng từ sẽ khác nhau. Do đó, rất khó để xác định chính xác được mức lương chính xác của vị trí này. Bạn có thể tham khảo các khoảng lương trung bình như sau:
- Lương phổ biến rơi vào khoảng: Từ 5.000.000 – 8.000.000 đồng/tháng.
- Lương cao hơn cho người có kinh nghiệm vào khoảng: Từ 7.000.000 – 10.000.000 đồng/tháng.
- Lương cao nhất cho vị trí nhân viên rơi vào khoảng: Từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng/tháng.
- Đối với cấp bậc quản lý, giám đốc sẽ có mức lương cao hơn, trung bình khoảng từ 22.500.000 đồng/tháng.
7. Tham Khảo CV Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu
Trên đây là toàn bộ những thông tin có liên quan đến về vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu như mô tả công việc , các kỹ năng cần có cũng như mức lương,.. Hy vọng bài viết này Hỏi Đáp Nhân Sự đã giúp các bạn có thêm thông tin hữu ích để lựa chọn công việc phù hợp cho mình.
Xem thêm:
- Sales Logistics Là Gì? Mô Tả Công Việc Sales Logistics
- Mức Lương Các Vị Trí Trong Ngành Xuất Nhập Khẩu
- Công Việc Văn Phòng Là Gì? Mô Tả Công Việc Nhân Viên Văn Phòng
- Nhân Viên Kế Toán Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Kế Toán
- Marketing Là Gì? Mô Tả Công Việc Nhân Viên Marketing Cần Làm
