Bộ phận liên quan đến các giao dịch sử dụng dòng tiền là kế toán thanh toán. Để làm trong vị trí này, nhân viên cần hiểu rõ các chính sách và thủ tục thanh toán của công ty. Đặc biệt cần nắm được nhiệm vụ cụ thể của kế toán thanh toán là gì
1. Kế toán thanh toán là gì?
Kế toán thanh toán (Payment Accountant) là người lập các phiếu thu, chi của doanh nghiệp khi doanh nghiệp sử dụng tiền mặt hoặc chuyển khoản để thanh toán. Khi giao dịch diễn ra, khách hàng có thể đến công ty thanh toán hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
2. Chức năng nhiệm vụ của kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán là cơ sở của quản lý tài chính doanh nghiệp, có lợi cho việc nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp một cách linh hoạt và hợp lý.
»»»» Review Học Tin Học Văn Phòng Ở Đâu Tốt?
Kế toán thanh toán cung cấp thông tin cho việc quản lý tài chính. Với những thông tin này, các nhà lãnh đạo sẽ hoạch định các chính sách về thu hồi, thanh toán nợ và cân đối tài chính cho doanh nghiệp.
Kế toán thanh toán là công cụ quản lý hữu hiệu các giao dịch thanh toán cũng như các khoản phải thu, phải trả. Việc quản lý thanh toán cũng phải được hạch toán vì tất cả các giao dịch xảy ra đều được thể hiện trên chứng từ và sổ sách. Từ đó, các nhà quản trị doanh nghiệp sẽ có những bước trả nợ và thu hồi công nợ kịp thời. Điều này sẽ giúp các công ty tự chủ về tài chính, giúp duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với khách hàng, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh của họ.
3. Trách nhiệm của kế toán thanh toán
– Thu thập và xử lý thông tin, số liệu kế toán theo chuẩn mực kế toán và hệ thống kế toán, theo đối tượng và nội dung kế toán.
– Kiểm tra, giám sát việc thu, chi tài chính, thu, chi và nghĩa vụ trả nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
– Phân tích thông tin, số liệu kế toán, kiến nghị, đề xuất các giải pháp đáp ứng yêu cầu quản lý và các quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
– Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
4. Quy trình kế toán thanh toán
Lập phiếu yêu cầu thanh toán
Người cần thanh toán lập phiếu yêu cầu thanh toán và trình quản lý ký duyệt.
Gửi phiếu yêu cầu thanh toán và tất cả các chứng từ liên quan đến phòng kế toán để xác nhận thanh toán.
Nhận và kiểm tra giấy tờ thanh toán
Kế toán phải kiểm tra chính xác tính hợp pháp các giấy tờ đã được nộp.
Nếu giấy tờ chính xác và đáp ứng đủ các điều kiện thì trình kế toán trưởng ký duyệt.
Nếu giấy tờ không đạt yêu cầu, giải thích lý do và trả lại cho người cần thanh toán.
Duyệt yêu cầu thanh toán
Sau khi kế toán trưởng ký duyệt phải được sự đồng ý của các giám đốc.
Nếu không được chấp nhận ở bước này, kế toán sẽ giải thích lý do và gửi lại cho người cần thanh toán.
Nếu được chấp nhận, kế toán sẽ hạch toán trên các giấy tờ liên quan.
Lập phiếu chi và ủy nhiệm chi
Kế toán lập phiếu chi, ủy nhiệm chi báo cáo kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó gửi cho thủ quỹ để nhận tiền, rồi chuyển tiền vào ngân hàng.
Ghi sổ
Căn cứ vào tình hình thu chi đã được duyệt, kế toán ghi thu chi vào sổ kế toán.
Kiểm tra số liệu, lập báo cáo
Kế toán phải đối chiếu số dư với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và lưu các chứng từ đối chiếu.
Lưu trữ hồ sơ
Kế toán có trách nhiệm lưu giữ các hóa đơn, giấy tờ liên quan đến các khoản thanh toán.
5. Mô tả công việc kế toán thanh toán
Quản lý doanh thu
Thực hiện nghiệp vụ thu tiền: thu công nợ từ cổ đông và tiền thu ngân hàng ngày.
Theo dõi các khoản thanh toán bằng thẻ của khách hàng.
Theo dõi công nợ của cổ đông, khách hàng và nhân viên.
Theo dõi tiền gửi ngân hàng.
Giám sát các khoản thanh toán bằng thẻ của khách hàng.
Quản lý và xác minh tính hợp pháp của các khoản thanh toán.
Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán tiền mặt trực tiếp cho nhà cung cấp, đối tác thông qua ngân hàng như: liên hệ đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, duyệt yêu cầu thanh toán, lập phiếu chi,…
Thực hiện các nghiệp vụ chi tiêu nội bộ như tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, tạm ứng,…
Phối hợp với thủ quỹ thực hiện công tác thu chi theo quy định.
Kiểm tra hàng tồn kho cuối ngày với thủ quỹ.
Theo dõi và quản lý các báo cáo thu chi.
Lập báo cáo, in tài liệu, sổ sách liên quan, báo cáo cấp trên thường xuyên hoặc đột xuất nếu có yêu cầu.
Báo cáo công nợ khách hàng và nhà cung cấp cho ban lãnh đạo.
Kiểm tra công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
Giải thích dữ liệu khi cần thiết.
…
6. Kinh nghiệm làm kế toán thanh toán
– Chú ý đến chi tiết: Số lượng dữ liệu tài chính cần phân tích lớn và dễ bị sai sót, do đó, chú ý đến chi tiết là rất quan trọng để có thông tin chính xác và có tổ chức.
– Sự nhạy bén trong kinh doanh: Cần phải hiểu các chức năng cơ bản của doanh nghiệp để có thể phân tích chính xác các số liệu tài chính.
– Trình độ tin học: Khả năng sử dụng phần mềm kế toán tiên tiến và các công cụ dựa trên máy tính khác là cần thiết trong công việc này.
– Phân tích dữ liệu: Thu thập và phân tích dữ liệu tài chính có thể giúp xác định thông tin và các vấn đề rủi ro tiềm ẩn.
7. Tổng hợp một số câu hỏi phỏng vấn kế toán thanh toán
- Bạn làm gì khi một nhà cung cấp / nhân viên chính thức phàn nàn rằng bạn đã làm sai quá trình thanh toán?
- Bạn đã tham gia vào những dự án cải tiến phần mềm kế toán nào? Nêu những đóng góp của bạn cho những dự án này.
- Tình huống khó khăn bạn từng gặp phải trong công việc kế toán thanh toán là gì? Bạn đã xử lý tình huống đó như thế nào?
- Bạn sẽ làm gì nếu thông tin hóa đơn đã đầu vào không chính xác trong khi bạn nhập dữ liệu hóa đơn vào phần mềm kế toán?
Kế toán thanh toán là một bộ phận rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Mỗi kế toán thanh toán phải có tinh thần đồng đội hỗ trợ, hợp tác, phối hợp các bộ phận kế toán chi tiết khác để nâng cao hiệu quả công việc. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn biết được trách nhiệm công việc và xác định sự phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.
Xem thêm:
- Công Việc Văn Phòng Là Gì? Mô Tả Công Việc Nhân Viên Văn Phòng
- Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Làm Gì?
- Đánh Giá Nhân Sự Là Gì? Quy Trình Đánh Giá Nhân Sự
- Quản Lý Văn Bản Là Gì? Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến
- Mẫu Báo Cáo Công Việc Hàng Tháng – Tuần – Ngày Chuẩn
