Bảng chấm công là phương tiện thể hiện tất cả các khoản về số ngày công, về lương, phúc lợi, BHXH,… cho người lao động. Do vậy bảng chấm công cần chi tiết, cụ thể bao nhiêu càng tránh phát sinh mẫu thuẫn giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Vậy mẫu bảng chấm công mới nhất hiện nay như thế nào và làm thế nào để chấm công nhân viên một cách chính xác hãy cùng Hỏi đáp nhân sự tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
♥ Xem thêm: Học hành chính nhân sự có thể làm được những gì
1. Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là căn cứ quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để theo dõi ngày công thực tế làm việc, số giờ làm thêm, nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ BHXH,… đồng thời đánh giá sự chuyên cần, chăm chỉ, tích cực, hiệu quả công việc của từng nhân viên, qua đó làm cơ sở để tính lương và quản lý người lao động trong doanh nghiệp. Chấm công là công việc rất cần thiết để xây dựng doanh nghiệp hoạt động lâu dài, ổn định và có hiệu quả.
Do tính tiện dụng và phù hợp nên hiện nay đa số các doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công trên Excel. Với bảng chấm công, các bạn có thể dễ dàng theo dõi được số ngày công đi làm của nhân viên, đảm bảo sự chính xác, minh bạch và công bằng đối với tất cả các nhân viên của mình.
2. Các cách chấm công hiện nay
Hiện nay, tại các doanh nghiệp áp dụng 4 cách chấm công phổ biến bao gồm chấm công bằng thẻ từ, chấm công bằng vân tay, chấm công bằng khuôn mặt và chấm công thủ công
Cách 1: Hình thức chấm công bằng máy chấm công thẻ từ
Mỗi nhân viên sẽ được cấp một thẻ từ có mã ID riêng, không trùng lặp và được sử dụng để chấm công hoặc quét qua một số cổng đặc biệt của cơ quan (nếu có). Thẻ từ có thể được sử dụng để phân biệt quyền hạn thâm nhập của một cá nhân với một tổ chức, ví dụ như thẻ nhân viên sẽ không truy cập được vào các khu vực chỉ chấp nhận thẻ giám đốc
Cách 2: Chấm công bằng máy chấm công nhận diện vân tay
Máy chấm công vân tay sẽ sử dụng vân tay của chính nhân viên để ghi nhận sự có mặt.
Cách 3: Hình thức chấm công bằng máy chấm công nhận diện khuôn mặt
Hình thức chấm công áp dụng công nghệ AI nhận dạng khuôn mặt, tính bảo mật cao giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong công ty.
Cách 4: Chấm công truyền thống
Trưởng nhóm hoặc người quản lý sẽ thưucj hiện công việc chấm công của từng lao động và mình quản lý.
Tùy thuộc vào quy mô, ngân sách,… mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn các cách chấm công khác nhau. Tuy nhiên, mỗi cách chấm công sẽ có những ưu nhược điểm doanh nghiệp cần biết để lựa chọn hình thức chấm công phù hợp.
3. Ưu nhược điểm của từng cách chấm công
Mỗi cách chấm công sẽ có từng ưu nhược điểm riêng theo phương thức áp dụng cửa từng hình thức như sau:
Cách 1: Hình thức chấm công bằng máy chấm công thẻ từ
Ưu điểm
Thiết bị lưu trữ thông tin một cách chính xác, đầy đủ
Hỗ trợ kiểm tra thời gian ra vào của nhân viên
Kiểm tra số lượng nhân viên có mặt, vắng mặt tại một thời điểm nhất định
Kiểm tra, thống kê lịch nghỉ cho từng nhân viên như nghỉ phép, nghỉ thi sản, nghỉ không lương…
Nhược điểm
Thẻ từ chấm công được cấp riêng cho từng thành viên. Do vậy nhân viên nếu làm mất thẻ sẽ mất thời gian và chi phí làm lại thẻ và trong thời gian đó nhân viên không chấm công được.
Chấm công bằng thẻ từ gây ra tình trạng chấm công hộ, gian lận trong chấm công
Cách 2: Chấm công bằng máy chấm công nhận diện vân tay
Ưu điểm
Không cần thẻ hay bất kỳ vật dụng gì khác giúp tránh tình trạng đánh mất hoặc bỏ quên.
Xử lý dữ liệu có độ chính xác, bảo mật cao.
Tránh được việc nhân viên chấm công hộ nhau.
Nhược điểm
Thời gian xác nhận dữ liệu và lưu trữ sẽ lâu hơn thẻ từ. Nếu có nhiều nhân viên cùng tới chấm công một lúc sẽ khá mất thời gian.
Các yếu tố bên ngoài môi trường có thể ảnh hưởng đến hoạt động của máy.
Một số công việc lao động chân tay có thể không phù hợp với hình thức này vì dấu vân tay bị mờ, bẩn, ướt sẽ không thể chấm công được.
Cách 3: Hình thức chấm công bằng máy chấm công nhận diện khuôn mặt
Ưu điểm
Không cần mang theo thẻ, tránh tình trạng quên hoặc mất.
Chấm dứt tình trạng nhân viên chấm công hộ nhau.
Dữ liệu được xử lý nhanh, nhiều người có thể chấm công cùng một lúc.
Camera chấm công có thêm tác dụng an ninh, bởi lẽ nó ghi lại khuôn mặt của tất cả mọi người xuất hiện trong tầm quét
Nhược điểm
Nhận diện khuôn mặt thường chỉ để chấm công chứ không tích hợp với chức năng đóng mở cửa, nên cần sắp xếp hình thức bảo mật ra vào khác.
Cần có một thời gian nhất định cho máy học, sau đó hệ thống mới có thể nhận diện chính xác từng người.
Thứ hai, yếu tố rào cản lớn nhất của máy chấm công nhận dạng khuôn mặt là chi phí.
Cách 4: Chấm công truyền thống
Cách chấm công truyền thống không được tự động, lưu trữ chính xác hay có tính an ninh cao nhưng có thể là một giải pháp cho các trường hợp như trên. Khi điểm danh trực tiếp, người trường nhóm hoặc tổ trưởng sẽ có báo cáo chính xác nhất về số lượng nhân viên làm công đúng giờ. Tuy nhiên vẫn có thể xảy ra tiêu cực trong cách này bởi người đứng đầu các nhóm nhỏ đó có thể bị mua chuộc mà những cấp trên không hề hay biết.
Tùy thuộc vào mô hình, tính kỷ luật , văn hóa và chi phí của từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn những hình thức chấm công phù hợp để từ đó có nhưng nội dung chuẩn xác trong bảng chấm công.
Đối với những doanh nghiệp nhỏ, phong cách làm việc tự do hình thức chấm công thủ công sẽ giúp tiết kiệm nhiều chi phí. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp, tập đoàn lớn hình thức chấm công bằng vân tay hay nhân diện khuôn mặt lại được ưu tiên lựa chọn hàng đầu.
4. Mẫu bảng chấm công mới nhất
Trên đây là những chia sẻ về Mẫu bảng chấm công và cách chấm công để tính lương cho nhân viên. Để có thể xây dựng bảng chấm công cho nhân viên một cách chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo thêm các Khóa học C&B sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp nói chung và nghiệp vụ C&B nói riêng, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự từ đó bạn dễ dàng xây dựng bảng chấm công cho nhân viên trong doanh nghiệp.
Chủ đề tương tự:
♥ Quy định về thời gian thử việc mới nhất
♥ Bản mô tả công việc. Các bước xây dựng chi tiết
♥ TOP 5 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Tốt Nhất
♥ Hướng Dẫn Tra Cứu Mã Số BHXH Nhanh – Đơn Giản Nhất
♥ 5S Là Gì? Quy Trình Thực Hiện 5S Như Thế Nào?
Hỏi đáp nhân sự chúc bạn thành công!
