5S là gì? Hiệu quả của 5S như thế nào. Hiện nay, Nhật bản là quốc gia được mệnh danh là nơi có hiệu suất công việc cao nhưng vẫn tạo được môi trường làm việc lý tưởng nhất cho nhân viên đó là một phần Nhật Bản áp dụng thành công phương pháp 5S. Trong bài viết này, Hỏi đáp nhân sự sẽ giải thích cho bạn đọc hiểu về 5S và quy trình thực hiện 5S mời bạn đọc cùng theo dõi.
»»» Xem Thêm:
- Thủ tục nhận trợ cấp thất nghiệp Covid
- Hướng dẫn tra cứu mã số BHXH nhanh, đơn giản nhất
- Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
- Cách tính trợ cấp thôi việc
- TOP 5 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay
5S là gì?
5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S là phương pháp có nguồn gốc từ Nhật Bản được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật. Đó là
Seiri (Sàng lọc),
Seiton (Sắp xếp),
Seiso (Sạch sẽ),
Seiketsu (Săn sóc)
Shitsuke (Sẵn sàng).
Khi phân tích ra các từ viết tắt bạn có thể hiểu đôi phân về nhiệm vụ của 5S là gì, khi phân tích thực tế nhiệm vụ của 5S bao gồm:
Sàng lọc – Sort : là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S.
Sắp xếp – Set in order : tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.
Sạch sẽ – Shine : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.
Săn sóc – Standardize : là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
Sẵn sàng – Sustain : rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong.
Khi áp dụng phương pháp 5S trong làm việc thì còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất. Từ các văn phòng, công trường đến các nhà xưởng, nơi nào có hoạt động thì cũng cần sắp xếp, phân loại. Phương pháp 5S giúp ngăn chặn sự xuống cấp của các văn phòng, nhà xưởng. Nó tạo sự thông thoáng, tiện lợi và tránh lãng phí cho doanh nghiệp. Môi trường làm việc khoa học sẽ cải thiện tâm lý, điều kiện và tăng hiệu suất lao động.
Vai trò của 5S là gì?
5S là công cụ sản xuất tinh gọn nhăm tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả làm việc, giảm tối đa sự hao hụt do lãng phí những thứ không cần thiết. Giúp cho cho doang nghiệp tránh khỏi tình trạng bị ảnh hưởng tới năng suất lao động do lãng phí thời gian không cần thiết. Như vậy, tác dụng của 5S rất quan trọng đặc biệt là đối với doanh nghiệp sản xuất với vai trò vượt trội như sau:
5S phân tích cụ thể mọi vấn đề
Trong mọi doanh nghiệp, gặp vấn đề là điều không thể tránh khỏi. Có nhiều vấn đề sẽ rất khó phát hiện khi lưu quá nhiều các vật dụng mà không có sự chọn lọc. Tuy nhiên, nhờ S1 (Seiri) không cần thiết hay chưa cần thiết và nhưng thứ không liên quan hoặc chưa đến lúc liên quan cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.
Giảm tối đa sự lãng phí
Việc tìm kiếm, sắp xếp, thay thế, sửa chữa trang thiết bị sẽ gây lãng phí một khoảng thời gian khá lớn nên không bố trí, sắp xếp vật dụng hợp lý. Do vậy 5S giúp chi phí lưu kho, khoảng không, các vật dụng – tài nguyên lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị.
Các máy móc, trang thiết bị sẽ được kiểm tra, lau chùi, bảo dưỡng hàng ngày; phòng ngừa việc hỏng hóc của thiết bị; nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc. Nhờ đó vấn đề an toàn lao động cũng được nâng cao.
Việc thường xuyên áp dụng phương pháp 5S, giúp tất cả nhân viên có thể tham gia hoạt động, tạo sự hoà đồng và nâng cao tinh thần tập thể. Qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc; từ đó năng suất chất lượng công việc của doanh nghiệp được gia tăng đáng kể.
Một nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, an toàn cho sức khoẻ; một không khí làm việc tập thể cởi mở; một tinh thần làm việc hăng say đó là những gì mà 5S đem lại. Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Mặt khác, bản chất con người ai cũng thích thoải mái, sạch sẽ và an toàn nơi làm việc. Vì vậy, để nâng cao năng suất chất lượng, hãy rèn luyện 5S hằng ngày.
Như vậy, có thể thấy 5S có vai trò đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp không chỉ giúp nâng cao tinh thần làm việc cho người lao động nhờ việc đảm bảo tối đa sự an toàn cho lao động làm việc. 5S còn là công cụ giúp cho việc giảm bớt các chi phí lãng phí không caao thiết góp phần nâng cao chất lượng và năng suất lao động khi công việc luôn thực hiện đúng hạn
Quy trình thực hiện 5S là gì?
Khi xây dựng phương pháp 5S người Nhật đã dựa trên nguyên tắc đơn giản của sàng lọc là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”. Dưới đây sẽ là gải đáp thắc mắc quy trình 5s là gì
Theo đó, quy trình 5S sẽ thực hiện trải qua 4 giai đoạn với từng nhiệm vụ liên quan chặt chẽ.
Giai đoạn 1: Quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp. Từ đó phát hiện, xác định những thứ không cần thiết cho công việc mình. Tiếp tục thông báo xem có ai cần dùng vật đó hay không. Hủy bỏ ngay những thứ không cần thiết đó.
Giai đoạn 2: Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó còn có ích cho công việc hay không thì đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy. Sau đó để riêng ra một chỗ.
Giai đoạn 3: Sau một khoảng thời gian, kiểm tra xem ai cần đến nó không. Nếu không hãy hủy bỏ vật đó. Tổ chức cần thường xuyên phân loại, sàng lọc các vật dụng theo mức độ thường xuyên sử dụng. Sàng lọc giúp xác định được mức độ hư hỏng, bụi bẩn để tạo ra môi trường làm việc an toàn, khoa học.
Seiton – Sắp xếp Sau bước sàng lọc, sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của nó. Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng.
Bước 1: Tất cả mọi thứ cần sắp xếp đều là những vật dụng cần thiết. Bởi vì những vật cần loại bỏ đã được thực hiện tại bước 1 – sàng lọc. Bạn cần suy nghĩ để cái gì, ở đâu cho đẹp mất, thuận tiện và an toàn.
Bước 2: Trao đổi về cách sắp xếp, bố trí với các đồng nghiệp. Từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp thuận lợi nhất để quản lý và làm việc. Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng. Những vật ít dùng thì để xa hơn. Nặng để dưới và nhẹ để trên.
Bước 3: Lập ra danh mục các vật dụng và sơ đồ nơi lưu giữ. Cần ghi chú vị trí cụ thể đến từng ngăn kéo, ngăn tủ để dễ dàng trong việc tìm kiếm.
Bước 4: Nên có sơ đồ riêng về bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn để có thể sử dụng ngay nếu xảy ra sự cố. Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng sắc màu riêng. Ví dụ, nên sơn những màu rực rỡ, nổi bật vào các vật dụng sử dụng khi khẩn cấp như bình chữa cháy, lối thoát hiểm…
Seiso – Sạch sẽ Một môi trường sạch sẽ sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng. Seiso cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần một cách thường xuyên, liên tục. Đừng đợi đến lúc bẩn mới dọn dẹp, lau chùi. Hãy dành 5 phút vệ sinh mỗi ngày để đồ vật không có cơ hội dính bụi bẩn. Hãy tự dọn dẹp nơi làm việc của mình nếu muốn có một môi trường sạch đẹp. Đây còn là bước để kiểm tra cho tổ chức. Việc vệ sinh thường xuyên còn giúp kiểm tra các đồ vật hư hỏng, bụi bẩn, tránh hỏng hóc.
Seiketsu – Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ tại nơi làm việc. Bạn cần tạo ra một lịch làm vệ sinh cụ thể. Cần đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc săn sóc. Thiết kế ra các nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho các vị trí quy định. Thiết lập thống nhất về giới hạn, vị trí.
Shitsuke – Sẵn sàng Đây là bước khó khăn bởi các nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Chữ S này cần được thực hiện một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở, ra lệnh. Sẵn sàng một cách tự giác để trở thành một thói quen. 5S tạo ra bầu không khí lành mạnh và thoải mái cho nhân viên. Việc đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng lòng sẽ tạo ra thành công cho 5S.
Để biết thêm những kiến thức nhằm nâng cao an toàn lao động bạn đọc có thể tham khảo thêm tại trang Lê Ánh Hr với nhiều kiến thức liên quan đến nhân sự nơi làm việc.
Hỏi đáp nhân sự chúc bạn thành công!
»»» Xem Thêm: Review khóa học hành chính nhân sự hay nhất
