KPI ngoài tên thường gọi là chỉ số hiệu suất, còn được biết đến với tên gọi khác như tỷ lệ thực hiện hoặc chỉ số kinh doanh.Vậy bản chất KPI là gì? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây.
Xem thêm: Nhân sự là gì? Công việc nhân sự gồm những gì?
1. KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu, hay còn gọi là chỉ số KPIs. Chỉ số KPIs là hệ thống chỉ số phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của công ty, bộ phận hay cá nhân. KPI thường được xây dựng theo phương pháp bảng điểm cân bằng (BSC).
Theo phương pháp BSC, chiến lược của công ty được cụ thể hóa thành các mục tiêu chiến lược trong bản đồ chiến lược. Từ đó, doanh nghiệp cụ thể hóa thành các chỉ tiêu cụ thể, với các chỉ số đo lường (kế hoạch) ở cấp công ty, bộ phận và cá nhân. Các chỉ tiêu KPI cần phù hợp với chức năng của bộ phận, vị trí. Nhà quản lý sẽ áp dụng KPI để đánh giá hiệu quả của vị trí, từ đó tính toán và trả lương kết quả hoặc thưởng KPI cho nhân viên.
Để thực hiện chỉ tiêu KPIs, công ty nên xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO, tuy vậy có những công việc khó có thể thiết lập được các mục tiêu, khi đó người ta sẽ xây dựng các chuẩn cho quá trình (gọi là phương pháp quản lý theo quá trình MBP), các chuẩn đó cũng là các KPI.
Có nhiều cách phân loại KPI. Tuy nhiên, một trong những cách phổ biến được nhiều đơn vị sử dụng là KPI chiến lược và KPI chiến thuật.
- KPI chiến lược là các chỉ tiêu KPI được gắn với các mục tiêu chiến lược như lợi nhuận, doanh thu, thị phần, thương hiệu. Những chỉ tiêu này tác động trực tiếp đến sự sống còn và hỗ trợ thực hiện chiến lược của công ty.
- KPI chiến thuật là các chỉ tiêu gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật, tức là những hoạt động cụ thể nhằm đạt đến mục tiêu chiến lược.
2. Lợi ích của chỉ số KPI
Chỉ số KPIs có một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra, với mỗi phòng ban lại có bộ chỉ tiêu KPI khác nhau. Điều đó cho thấy lợi ích của KPI trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Cụ thể như sau:
- Chỉ số KPIs là công cụ triển khai và đo lường hiệu quả thực hiện chiến lược. KPI giúp nhà điều hành luôn được cập nhật tình trạng của doanh nghiệp.
- Chỉ tiêu KPIs đo lường hiệu quả hiệu suất làm việc của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra
- KPI hỗ trợ cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng hợp lý, từ đó có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.
- Giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc. Hiểu rõ các nhân tố quan trọng và các công việc ưu tiên cần làm trước để hoàn thành mục tiêu.
- Chỉ tiêu KPIs định hình và phát triển mục tiêu, tầm nhìn, chiến lược doanh nghiệp một cách sâu sát trong từng cá nhân.
3. Đặc điểm của bộ chỉ số KPI
Bộ chỉ số KPIs tốt phải đáp ứng các tiêu chí:
- Phù hợp với các mục tiêu chiến lược nên học hành chính nhân sự online ở đâu
- Trọng tâm – điều này thường được thể hiện ở trọng số của các mục tiêu hoặc chỉ tiêu. Nghĩa là các mục tiêu phải có tính tập trung (vào định hướng chiến lược và ưu tiên) thay vì làm quá nhiều chỉ tiêu dàn trải. Chỉ số có trọng số dưới 1% có thể cân nhắc bỏ để dồn ưu tiên cho chỉ số khác.
- Chỉ số KPIs bộ phận và cá nhân phải phù hợp với chức năng được phân bổ. Công ty giao chức năng Quản lý công nợ cho Phòng Kinh doanh. Khi đó, chỉ tiêu về công nợ, ví dụ “Tỉ lệ nợ xấu: Dưới 10% tổng doanh thu” không thể giao cho Phòng Kế toán.
- Đáp ứng tiêu chí SMART – Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Realistic) và Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound).
4. Cách xác định KPI và quy trình xây dựng chỉ số KPIs theo BSC
Để vận hành hệ thống KPIs thành công, việc xác định chính xác các chỉ số KPIs là điều tối quan trọng. Do đó, nhà quản lý nên bắt đầu từ những điều cơ bản nhất. Đó là phải hiểu được mục tiêu của tổ chức, lên kế hoạch để đạt được mục tiêu, xác định những người tham gia vào việc thực hiện mục tiêu. Từ đó bắt đầu xây dựng chỉ số KPIs phù hợp cho quá trình hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động của nhân viên.
Điều này đòi hỏi nhà phân tích, trưởng bộ phận và nhà quản lý phải luôn theo dõi, bám sát các quy trình của công ty. Từ đó để hiểu rõ và đưa ra được các KPI phù hợp cũng như người chịu trách nhiệm trực tiếp. Một số câu hỏi nhà quản lý nên hiểu khi xác định chỉ số KPIs là:
- Kết quả kinh doanh, mục tiêu mong muốn đạt được là gì?
- Tại sao kết quả được coi là quan trọng?
- Các giá trị KPI có thể được cải thiện bằng hành động như thế nào?
- Ai chịu trách nhiệm về kết quả công việc?
- Làm thế nào để biết rằng mục tiêu đã đạt được?
- Chúng ta có tất cả dữ liệu có liên quan cần thiết để theo dõi chỉ số KPIs chưa?
- Ai sẽ sử dụng báo cáo KPI và họ cần biết gì?
- Làm cách nào để hình dung các chỉ số KPIs cụ thể (đồ thị, số liệu, sơ đồ,…)?
- Đánh giá tiến độ của kết quả công việc thường xuyên hay không và đánh giá như thế nào?
Dựa trên câu hỏi này, nhà quản lý có thể xác định được thang điểm giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Đây còn là động lực giúp nhân viên cố gắng, phấn đấu hơn trong công việc. Để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs theo BSC, tư vấn OCD thường áp dụng theo quy trình 8 bước sau:
- Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức
- Thống nhất định hướng chiến lược
- Xây dựng bản đồ chiến lược (Strategy Map)
- Thiết lập hệ thống chỉ tiêu công ty và phân bổ cho các bộ phận
- Xây dựng hệ thống chỉ tiêu bộ phận và phân bổ cho các vị trí
- Xây dựng chỉ tiêu cho các vị trí
- Viết quy chế đánh giá
- Hướng dẫn triển khai
>>> Xem thêm: Có nên học hành chính nhân sự Online?
Trên đây, Hỏi đáp Nhân sự vừa chia sẻ với các bạn thông tin liên quan đến chỉ số KPIs. Hy vọng bài viết có thể mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn!
