Quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp là một yếu tố then chốt giúp cho hoạt động trở nên chuyên nghiệp và hiện đại. Tuy nhiên, để quản lý một cách khoa học và thông minh tất cả các văn bản đi và đến không phải là điều dễ dàng.
Vậy hãy cùng Hỏi Đáp Nhân Sự theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về quản lý văn bản là gì và quy trình quản lý văn bản đi và đến.
1. Quản Lý Văn Bản Là Gì?
Quản lý văn bản là việc tổ chức, thực hiện và quản lý hệ thống văn bản đến và đi của một cơ quan theo những nguyên tắc và quy tắc nhất định. Quản lý văn bản là một trong bốn khía cạnh hoạt động của công tác văn thư cơ quan.
»»» Review Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Ở Đâu Tốt Nhất
2. Mục Đích Quản Lý Văn Bản Là Gì?
Quản lý văn bản giúp bạn phân loại và sắp xếp tài liệu một cách khoa học và trật tự, tránh rủi ro thất lạc hoặc bỏ sót văn bản của đơn vị, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và truy xuất, tìm kiếm.
Quá trình quản lý văn bản đến, văn bản đi có vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý nhà nước, đảm bảo cung cấp và xem xét giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác mọi vấn đề. Đảm bảo an toàn mọi thông tin cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ quản lý quốc gia của cơ quan và góp phần vào việc hoàn thành nhanh chóng công việc của cơ quan và cải cách thủ tục hành chính.
3. Trách Nhiệm Quản Lý Văn Bản Là Ai?
Tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan, tổ chức đều được tập trung tại cơ quan Văn thư để thực hiện các thủ tục tiếp nhận và đăng ký. Trừ các văn bản được đăng ký riêng theo quy định pháp luật. Các văn bản đến không đăng ký với văn thư và các Đơn vị, các nhân không chịu trách nhiệm xử lý.
4. Các Phương Pháp Quản Lý Văn Bản
a. Quản lý văn bản – hồ sơ giấy
Đây là phương pháp thủ công truyền thống phổ biến trước đây khi nhân viên còn tương đối xa lạ với máy tính và công nghệ thông tin. Để sắp xếp văn bản của bạn khoa học, trước tiên nên tổ chức các văn bản theo định dạng cây. Từ tổng quát đến chi tiết.
- Phân loại theo cơ quan ban hành: Ví dụ văn bản do cơ quan tài chính ban hành, văn bản bộ ban hành …
- Phân loại theo chủ đề: Ví dụ văn bản gửi, văn bản nhận, báo cáo …
- Phân loại theo cụm nội dung: Cùng một chủ đề có thể được phân loại theo cụm nội dung. Ví dụ: Các cụm văn bản khiếu nại, cụm văn bản quy định, v.v.
- Phân loại nhóm: Trong cùng một cụm, bạn có thể phân loại theo nhóm. Ví dụ: Nhóm văn bản Tháng 3 – 2013, Nhóm Văn bản Tháng 4 – 2014, Nhóm Văn bản Tháng 9 – 2015
Văn bản – hồ sơ tài liệu sau khi được phân loại cần sắp xếp hồ sơ khoa học để dễ tìm kiếm nếu cần.
- Sắp xếp theo thời gian: Để sắp xếp thành các nhóm dựa trên thời gian văn bản được tạo, thời gian cần được đánh dấu rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm. Theo bảng chữ cái: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Ví dụ: Chữ B: Báo cáo – Biên bản.
- Sắp xếp theo tính chất: Dựa trên tính chất của văn bản. Ví dụ: văn bản đã xử lý, văn bản đang chờ xử lý, v.v.
b. Quản lý văn bản trên thiết bị máy tính bằng tệp Excel hoặc Word.
Thiết lập các thư mục để sắp xếp các tệp theo nội dung. Bạn nên tạo một mẫu Excel hoặc Word chung cho toàn bộ đơn vị để mọi người có thể dễ dàng truy cập. Nên lưu Tài liệu – hồ sơ vào ổ D để tài liệu không bị mất khi cài lại máy tính.
c. Top phần mềm quản lý văn bản tốt nhất
- Phần mềm quản lý văn bản – công văn.
- DocEye.
- C-Office.
- Cloudoffice.
- Phần mềm Quản lý Văn Bản – Công Văn – Codedao.
5. Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến
a. Quy trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận và phân loại văn bản điện tử đến
- Nhận tài liệu đến của công ty.
- Sắp xếp phân loại văn bản đến.
Bước 2: Xử lý văn bản đến
Số lượng và thời gian của văn bản đến cần được lưu trữ trong hệ thống để tham khảo khi cần thiết.
Bước 3: Lưu văn bản và chuyển nó vào hệ thống nội bộ của công ty
Khi nhận được văn bản điện tử đến, phòng hành chính cần gửi văn bản đó đến bộ phận có trách nhiệm xử lý và trả lời. Đối với những tài liệu liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị người lãnh đạo cần xác định rõ mục tiêu xử lý để phân bổ tài liệu đến đúng nơi quy định.
Bước 4: Giải quyết và xử lý các văn bản đến
Khi một công ty nhận được tài liệu điện tử, công ty đó phải chịu trách nhiệm về việc xử lý và phản hồi (nếu có).
- Phản hồi và xử lý tài liệu theo quyết định.
- Lưu trữ tài liệu đến theo quy định của công ty.
b. Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1. Xem lại hình thức và kỹ thuật trình bày. Viết số và ngày, tháng năm của văn bản
- Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành văn bản. Nếu phát hiện có sai sót phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm xem xét và xử lý.
- Tất cả các văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến đều được đánh số theo một hệ thống đánh số chung cho các cơ quan, tổ chức được thống nhất quản lý bởi Văn thư. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Bước 2. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc trên cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và đóng dấu mức độ khẩn cấp mật.
- Văn bản đi sẽ được nhân bản ở đúng thời gian quy định theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận.
- Việc đóng lên chữ ký và các mục kèm theo trên tài liệu chính phải rõ ràng, ngay ngắn, chính xác và sử dụng mực dấu phù hợp theo quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký, con dấu phải che khoảng 1/3 bên trái của chữ ký.
- Đóng dấu cho biết mức độ khẩn cấp (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” , “khẩn cấp”) dấu “ Tài liệu thu hồi” trên văn bản theo quy định của doanh nghiệp.
Bước 4. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi quá trình chuyển phát văn bản đi.
Bước 5. Lưu văn bản đi
Tất cả các tài liệu được gửi đi phải được sao chép và lưu giữ 2 bản. Bản gốc lưu tại Văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi và giải quyết công việc. Bản gốc lưu trong văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về quản lý văn bản cũng như quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến. Hy vọng bài viết trên đây Hỏi Đáp Nhân Sự đã giúp bạn nắm chắc quy trình và các cách quản lý văn bản hiệu quả.
Xem thêm:
- Mẫu Bảng Lương Nhân Viên Văn Phòng
- Phân Công Công Việc Là Gì? Mẫu Bảng Phân Công Công Việc
- Công Việc Văn Phòng Là Gì? Mô Tả Công Việc Nhân Viên Văn Phòng
- Bản Mô Tả Công Việc Là Gì? Các Bước Xây Dựng Chi Tiết
