Định biên nhân sự là một công việc hết sức quan trọng trong doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại, sản xuất. Vậy định biên nhân sự là gì làm thế nào để xây dựng được định biên nhân sự. Hãy cùng Hỏi đáp nhân sự tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
δ Review khóa học hành chính nhân sự hay nhất
Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự hay còn có tên gọi khác là định mức lao động. Tuy nhiên định biên nhân sự thường áp dụng cho nhân viên văn phòng còn định mức lao động áp dụng cho nhân viên lao động sản xuất. Định biên nhân sự chính là việc xác định một số lượng con người với những điều kiện phù hợp về phẩm chất cá nhân và tri thức để có thể đáp ứng những khối lượng công việc cho một vị trí cụ thể trong tương lai.
Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp sẽ có cách hiểu về định biên khác nhau, trong nhiều trường hợp định biên nhân sự là việc xác định cơ cấu nguồn nhân sự (số lượng – chất lượng nhân sự) cần cho quá trình hoạt động, vận hành nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Trong công tác quản trị nhân sự, định biên nhân sự là yếu tố quyết định đến chính sách tuyển dụng và hoạch định nguồn lực trong tương lai.
Những lưu ý khi xây dựng định biên nhân sự
Định biên nhân sự dựa vào các thông tin về số lượng lao động và hiệu quả sản xuất để xác định. Do vậy, các số liệu phục vụ cho việc xây dựng định biên cần chính xác, cụ thể
Tương quan về số liệu
Tỷ lệ tăng/giảm về số lượng nhân sự so với năm trước tương ứng với tỷ lệ tăng/giảm của doanh thu của doanh nghiệp.
Sự tương quan giữa nhóm lao động làm việc tại vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với nhóm lao động làm việc tại vị trí gián tiếp.
Sự tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp.
Về định mức lao động
Khi thực hiện định biên nhân sự cần xác định rõ theo khối lượng sẽ được áp dụng cho công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên tương ứng với mức độ thành thạo của người thực hiện.
Xác định định mức lao động theo theo thông lệ thao tác nghề nghiệp.
Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất thường được áp dụng cho khối kinh doanh và đối tượng được phục vụ áp dụng cho khối gián tiếp.
Về tần suất và thời lượng
Khi định biên nhân sự, sẽ áp dụng nguyên tắc về tần suất và thời lượng dựa theo cơ cấu chức danh, tần suất cũng như thời gian thực hiện từng nhiệm vụ. Bối cảnh thường được áp dụng cho khối gián tiếp và có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp. Việc xác định tần suất này phải thông thường sẽ thực hiện bằng cách bấm giờ
Các bước xây dựng định biên nhân sự
Để xây dựng được định biên nhân sự thông thường sẽ trải qua 5 bước như sau:
Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách chính xác, cần dựa vào mục tiêu của doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai, những hoạt động cần phải thực hiện, các sản phẩm hoặc dịch vụ sản xuất, quy mô sản xuất như thế nào?
Khi đã hiểu và nắm vững những thông tin này, bạn sẽ dễ dàng xác định được nhu cầu nhân lực của /doanh nghiệp doanh nghiệp trong thời gian tới một cách rõ ràng và chính xác về số lượng cụ thể là bao nhiêu. Yêu cầu như thế nào về kỹ năng và phẩm chất, trình độ và khi nào thì doanh nghiệp cần bổ sung nhân sự.
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Phân tích thực trạng nguồn nhân lực rất quan trọng nó sẽ giúp xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích, bạn cần căn cứ vào các yếu tố sau:
- Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực và thái độ làm việc, cũng như các phẩm chất cá nhân.
- Cơ cấu tổ chức bao gồm các loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ công việc trong cơ cấu.
- Các chính sách quản lý nguồn nhân lực như: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỹ thuật…
- Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên.
- Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc.
- Môi trường văn hóa của doanh nghiệp.
- Phong cách quản lý.
- Tính rõ ràng, cụ thể đối với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
- Những khó khăn hoặc các tồn tại của doanh nghiệp.
- Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp.
Bước 3: Kế hoạch hoạch định nhân lực
Trong bước này mục đích là nhằm xác định cần tăng thêm hay cắt giảm nguồn nhân lực hiện có.Trong các bước định biên nhân sự, bạn cần so sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Việc này sẽ giúp bạn xác định được nguồn nhân lực đang thừa hoặc thiếu hụt so với nhu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, hãy áp dụng việc lựa chọn các giải pháp để khắc phục tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nguồn nhân lực.
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
Để lập kế hoạch thực hiện định biên nhân lực, cần phải chú ý đến những nội dung về kế hoạch tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp, kế hoạch bố trị lại cơ cấu nhân sự (nếu có). Vấn đề thuyên chuyển đề bạt trong doanh nghiệp và kế hoạch tinh giảm lao động thừa
Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Việc đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch sẽ giúp bạn xác định được những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch. Đồng thời, phân tích các nguyên nhân đã dẫn đến những sai lệch đó.
Từ đó, đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện. Sau khi đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết cho tương lai doanh nghiệp cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo được nguồn nhân lực sẵn có khi cần.
»»» Xem Thêm:
δ Thủ tục nhận trợ cấp thất nghiệp Covid
δ Nhân sự tiền lương – những thông tin cần biết
δ Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
δ CRM là gì? Phần mềm CRM nào tốt?
δ Phúc lợi là gì? Các loại phúc lợi nhân viên cần biết
Hỏi đáp nhân sự chúc bạn thành công!
