Hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng trong công ty, mặc dù bộ phận này không mang lại doanh thu trực tiếp. Họ là người đảm bảo và duy trì nguồn nhân lực trong công ty, là cầu nối giữa người lao động và chủ doanh nghiệp.
Vậy người học hành chính nhân sự sẽ làm được những vị trí nào trong công ty. Hoidapnhansu.com sẽ thông tin đến bạn một số vị trí tiêu biểu mà người có kỹ năng, kiến thức về hành chính nhân sự có thể làm được.
Nhân viên hành chính nhân sự
Nhân viên hành chính nhân sự là vị trí đang có nhu cầu tuyển dụng cao. Mỗi công ty lớn, nhỏ đều phải có người đảm nhận vị trí này. Người làm về hành chính nhân sự thường sẽ làm các công việc tổng hợp từ hành chính cho đến nhân sự. Đôi khi người nhân viên hành chính nhân sự sẽ phải làm thêm các công việc của lễ tân.
Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự:
- Quản lý nhân sự và xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của cấp trên, phòng ban.
- Đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ và phối hợp với Trưởng bộ phận tổ chức phỏng vấn, lựa chọn ứng viên phù hợp theo đúng kế hoạch.
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ, lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ người lao động trong công ty.
- Công tác lễ tân: trực điện thoại, nhận thư từ, chuẩn bị cuộc họp (chuẩn bị trà, bánh,..), tiếp đón khách,…
- Công tác quản lý tài sản, thiết bị.
- Xử lý bảng lương, thưởng: Tổng hợp ngày công, tính lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho người lao động chuyển Phòng kế toán kiểm tra.
- Giải đáp các thắc mắc, khiếu nại liên quan về lương, thưởng, mức trợ cấp, chế độ đãi ngộ,… cho người lao động.
- Xây dựng quy trình, văn hóa doanh nghiệp cùng bộ phận Nhân sự.
- Công tác BHXH (nếu có)
- Theo dõi Thu – chi của công ty, theo dõi công nợ, các khoản tạm ứng thanh toán cùng với kế toán.
- Các công việc theo yêu cầu của cấp trên.
>>Học hành chính nhân sự ở đâu uy tín và chất lượng
Nhân viên lễ tân, hành chính – Admin
Vị trí nhân viên lễ tân đòi hỏi khi có ai đến công ty để liên hệ làm việc, người lễ tân niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách muốn gặp ai, làm gì… Sau khi nhận được yêu cầu của bộ phận, nhân viên lễ tân hướng dẫn khách thực hiện theo đúng nội dung được truyền đạt. Người làm lễ tân thường được yêu cầu có ngoại hình, tính tình vui vẻ hoạt bát. Người lễ tân như là bộ mặt của công ty và một bộ phận của phòng Nhân sự, các công việc của lễ tân, hành chính,admin thường giống nhau tại các công ty.
Mô tả công việc nhân viên lễ tân/hành chính/Admin:
- Trực quầy lễ tân và tiếp đón khách đến làm việc tại công ty. Trực điện thoại, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan.
- Liên hệ với các phòng ban để xác nhận có khách đến làm việc.
- Dẫn khách đến phòng đợi, mời nước. Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện. Đảm bảo phòng họp phải sạch sẽ trước khi cuộc họp được diễn ra. Chuẩn bị trà nước, thức ăn nhẹ cho các cuộc họp của công ty.
- Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.
- Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển đến cho các bộ phận của công ty.
- Liên hệ với bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh chóng. Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.
- Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ, công văn hàng tháng.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan mua sắm công cụ, dụng cụ, cấp phát văn phòng phẩm,…
- Cập nhật thông tin, làm các báo cáo về các khoản chi phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm…
- Thực hiện việc in ấn, scan, photo tài liệu… khi được các bộ phận yêu cầu. In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp.
- Thực hiện việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn… cho cán bộ, nhân viên của công ty đi công tác.
- Tiếp nhận các thông tin phàn nàn của khách hàng/những người khách đến liên hệ làm việc, giải quyết trong thẩm quyền hoặc báo cáo bộ phận liên quan xử lý.
- Phối hợp với bộ phận hành chính nhân sự thông báo các quyết định, chính sách mới… của công ty cho toàn thể nhân viên được biết.
- Tuyển dụng khi có yêu cầu từ bộ phận hành chính nhân sự.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
>>Xem thêm: Tổng hợp top câu hỏi phỏng vấn thường gặp áp dụng với mọi ngành nghề
Chuyên viên tuyển dụng
Học hành chính nhân sự có thể giúp bạn làm được chuyên viên tuyển dụng. Chuyên viên tuyển dụng là người cần có khả năng đánh giá ứng viên ở nhiều vị trí, lĩnh vực và cấp độ khác nhau. Khi học về hành chính nhân sự bạn sẽ được học quy trình tuyển dụng trong hành chính nhân sự là như thế nào. Người nhân sự tuyển dụng sẽ phối hợp trực tiếp với quản lý nhân sự để đưa ra quyết định cuối cùng cho một vị trí công việc ra sao. Các công việc thường làm như là tìm và sàng lọc hồ sơ ứng viên, giới thiệu và theo dõi ứng viên trong suốt quá trình làm việc. Trách nhiệm của chuyên viên tuyển dụng “chăm sóc” ứng viên, nếu phù hợp họ sẽ trở thành nhân viên của công ty thì người tuyển dụng vẫn phải đánh giá và hỗ trợ những ứng viên của mình trong quá trình làm việc và phát triển.
Người làm tuyển dụng phải biết đặt câu hỏi hay, một số câu hỏi hay sẽ giúp cho các nhà tuyển dụng tiết kiệm được thời gian phỏng vấn về đánh giá được người ứng viên có phug hợp hay không. Quản lý nhân sự và Xây dựng quy trình tuyển dụng và dự trù kinh phí tuyển dụng đến cấp trên., phòng ban.
Mô tả công việc của chuyên viên tuyển dụng trong bộ phận hành chính nhân sự:
- Lập bảng mô tả công việc, đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc CV hồ sơ ứng viên và phối hợp với Trưởng bộ phận tổ chức phỏng vấn, lựa chọn ứng viên phù hợp theo đúng kế hoạch.
- Lập và báo cáo kế hoạch tuyển dụng hàng quý và hàng năm.
- Kết nối với ứng viên tiềm năng thông qua các nhóm nghề nghiệp trên mạng xã hội và trong các sự kiện. Phối hợp với quản lý tuyển dụng để đặt ra tiêu chuẩn trình độ cho nhân viên tương lai.
- Tiến hành sàng lọc ứng viên ban đầu qua điện thoại để lập danh sách ứng viên đủ điều kiện.
- Phỏng vấn ứng viên trực tiếp ở nhiều vị trí khác nhau.
- Theo dõi số liệu tuyển dụng, trong đó có thời gian tuyển dụng, thời gian kết thúc và nguồn ứng viên.
- Đo lường kết quả khảo sát trải nghiệm của ứng viên khi đi phỏng vấn và nhận việc.
- Tư vấn cho quản lý tuyến dụng về kỹ thuật phỏng vấn, nắm bắt tâm lý ứng viên và phương pháp đánh giá.
- Tổ chức và tham gia hội chợ việc làm.
- Theo sát ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng và sau tuyển dụng.
- Cập nhật cơ sở dữ liệu ứng viên tiềm năng cho tin tuyển dụng trong tương lai.
>> Review khóa học hành chính nhân sự tốt nhất
Nhân viên tiền lương và phúc lợi
Nhân viên tiền lương và phúc lợi (C&B viết tắt từ Compensation & Benefit), chỉ bộ phận chịu trách nhiệm về lương và chế độ phúc lợi của nhân viên. Đây là vị trí quan trọng nhất trong bộ phận hành chính nhân sự. Tùy vào chính sách của từng công ty mà người nhân viên hành chính nhân sự về tiền lương sẽ có cách tính toán lương sao cho phù hợp nhất. Bên cạnh lương cố định như thỏa thuận hợp đồng, các khoản phụ cấp, bảo hiểm, hoa hồng,…cũng sẽ được tổng hợp và trả đầy đủ đảm bảo quyền lợi nhân viên được triển khai đầy đủ đúng quy định công ty và chính sách pháp luật. C&B cùng Ban lãnh đạo đề xuất chế độ phúc lợi cho từng thời điểm nhằm nâng cao năng suất, khích lệ tinh thần để nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Học hành chính nhân sự sẽ giúp bạn có thể đảm nhận vị trí này.
Mô tả công việc của nhân viên tiền lương và phúc lợi trong bộ phận hành chính nhân sự:
- Kiểm tra, giám sát việc chấm công và thực hiện nội quy lao động về giờ giấc làm việc của toàn bộ nhân viên. Quản lý chế độ về nghỉ phép, nghỉ bù, tăng ca và các chế độ khác theo nội quy, quy định của doanh nghiệp. Tính toán và làm thủ tục chi lương, thưởng hàng tháng và vào các dịp lễ, tết.
- Tổng kết bảng công và tính lương cho nhân viên.
- Tổ chức lưu trữ, sắp xếp, cập nhật và bảo quản hồ sơ lương, các hồ sơ đề bạt thăng tiến, giấy đề nghị tăng lương, kỷ luật hạ lương, hồ sơ bàn giao khi thôi việc và các chứng từ khác liên quan đến lương. Phối hợp theo dõi, quản lý hệ thống chính sách phúc lợi của doanh nghiệp.
- Theo dõi, cập nhật số liệu tăng giảm BHXH, BHYT, BHTN và đối chiếu C12 với cơ quan BHXH hàng tháng. Hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục và liên hệ cơ quan BHXH cho NLĐ tham gia và hướng các chế độ BHXH, BHYT theo đúng quy định. Soạn một số văn bản liên quan đến công tác BHXH, BHYT, BHTN.
- Lập danh sách nhân viên phải nộp thuế thu nhập, viết hóa đơn thu nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động (nếu có).
- Đề xuất xây dựng các chính sách, chế độ phúc lợi, chính sách về lương, khen thưởng, các quy định, quy chế,… của Doanh nghiệp.
- Cập nhật các quy định của pháp luật về chế độ, chính sách, lương để kịp thời bổ sung, sửa đổi chế độ, chính sách của tập đoàn phù hợp với quy định của pháp luật.
- Lập hồ sơ làm thẻ ATM cho nhân viên và làm việc với ngân hàng.
- Giải quyết thôi việc cho nhân viên.
- Giải đáp mọi thắc mắc liên quan chính sách tiền lương và các vấn đề có liên quan khác.
Trên đây là những vị trí về hành chính nhân sự mà người học hành chính nhân sự có thể làm được. Hy vọng sau bài viết này sẽ giúp các bạn đang có mong muốn làm việc hành chính nhân sự sẽ hiểu rõ hơn về công việc của hành chính nhân sự và có thể định hướng được nghề nghiệp trong lĩnh vực nhân sự.
>>Xem thêm: Tổng hợp những phím tắt hữu ích dành cho người nhân sự
