Hồ sơ cần chuẩn bị khi bị thanh tra Bảo hiểm xã hội

Hồ sơ cần chuẩn bị khi bị thanh tra về bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi nhận được thông báo thanh tra từ Bảo hiểm xã hội. Để vượt qua được kỳ thanh tra này, người nhân sự phải nắm rõ các hồ sơ thủ tục liên quan và nên chuẩn bị một cách đầy đủ và chính xác nhất. Trong bài viết này hoidapnhansu.com sẽ thông tin đến bạn các trường hợp bị thanh tra và hồ sơ cần chuẩn bị những gì nhé.

>>Xem thêm: 15 điểm mới nhất của Bộ Luật Lao Động 2019

Các trường hợp doanh nghiệp có nguy cơ bị thanh tra về Bảo hiểm xã hội

Bạn đang là một nhân sự mới và không có nhiều kinh nghiệm khi làm việc với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Khi gặp các trường hợp này bạn nên có sự chuẩn bị để ứng phó với cơ quan bảo hiểm xã hội bất cứ lúc nào.

  • Khi doanh nghiệp của bạn vừa quyết toán thuế: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
  • Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ nghi ngờ công ty của bạn trục lợi BHXH khi chuẩn bị thanh toán tiền hưởng trợ cấp bảo hiểm: Thai sản, ốm đau.
  • Khi doanh nghiệp thực hiện: Báo giảm, bổ sung lao động nhiều lần.
  • Doanh nghiệp của bạn nợ BHXH nhiều và kéo dài không có dấu hiệu nộp.
  • Cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ hoạt động doanh nghiệp.

bhxh min 800 x 600

Hồ sơ cần chuẩn bị

Những hồ sơ này thường sẽ được cơ quan bảo hiểm gửi cho doanh nghiệp cùng với công văn. Khi nhận được công văn người nhân sự cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ cần có để ứng phó. Hồ sơ chung cần chuẩn bị gồm có:

Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động tất cả các lao động trong công ty bao gồm tất cả các hợp đồng đã ký kết, quyết định thôi việc đối với nhân viên đã thôi việc.

  • Hợp đồng lao động chính thức: chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch, nếu không giống nhau bắt buộc phải ký lại. HĐLĐ phải ghi đầy đủ các nội dung được ký, đóng dấu mộc đầy đủ.
  • Hợp đồng lao động thời vụ: làm cam kết 23/CK–TNCN hoặc 02/CK–TNCN kẹp cùng hợp đồng lao động thời vụ.
  • Từ 01/01/2021 không còn Hợp đồng lao động thời vụ, doanh nghiệp nên tránh trường hợp này.
  • Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH; quyết định hưu, quyết định hưởng mất sức,….

>>Xem thêm: Từ 2021 chỉ còn 2 loại Hợp đồng lao động

Sơ yếu lý lịch của tất cả các lao động đang sử dụng

Trong công văn cơ quan Bảo hiểm chỉ yêu cầu “Sơ yếu lý lịch” nhưng để đầy đủ hơn thì nhân sự nên chuẩn bị một bộ hồ sơ đều phải được công chứng gồm:

  • Sơ yếu lý lịch.
  • Chứng minh thư/ hộ chiếu.
  • Giấy khám sức khoẻ.
  • Sổ hộ khẩu thường trú hoặc giấy chứng nhân tạm trú.
  • Bằng cấp và chứng chỉ liên quan.

Bảng chấm công và bảng thanh toán lương

Bảng chấm công và bảng thanh toán lương là hai hồ sơ không thể thiếu và phải được chuẩn bị kỹ càng và chính xác nhất. Bao gồm các nội dung đáng chú ý sau:

  • Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, trường hợp đặc biệt (thai sản, nghỉ việc,…) đến thời điểm báo giảm.
  • Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đông lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.
  • Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương có chữ ký của người lao động nếu thanh toán lương bằng tiền mặt hoặc danh sách thanh toán kèm uỷ nhiệm chi nếu doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản.
  • Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người lao động trong công ty.

Bản sao đăng ký thang bảng lương và hồ sơ đăng ký sử dụng lao động với phòng lao động thương binh và xã hội

Hồ sơ đăng ký thang bảng lương:

  • Biên bản cuộc họp về quyết định thống nhất thang bảng lương
  • Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương
  • Quy chế trả lương
  • Quy định chức danh công việc trong công ty
  • Quyết định ban hành thang bảng lương
  • Thang bảng lương

Hồ sơ khai trình lao động:

  • Công văn khai trình lao động
  • Danh sách đăng ký sử dụng lao động (xin tại phòng lao động thương binh xã hội quận)
  • Hợp đồng lao động (làm theo mẫu Hợp đồng lao động theo TT 21/2003/TT–BLĐTBXH)

Hồ sơ của trường hợp đặc biệt

Nếu công ty bị nghi ngờ trục lợi Bảo hiểm (vì thai sản, ốm đau,…):

  • Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản; sổ BHXH và chứng từ ốm đau của NLĐ đối với trường hợp hưởng chế độ ốm đau.
  • Nếu sau thai sản hoặc người bị ốm đau chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo.

Một người nhân sự cần phải trang bị cho mình những kiến thức nghiệp vụ về nhiều vấn đề, đặc biệt là khi liên quan đến cơ quan nhà nước. Qua bài viết trên, các bạn có thể hiểu hơn về hồ sơ cần chuẩn bị khi bị thanh tra Bảo hiểm để có thể giúp ích cho công việc sau này.

>> Review khóa học quản trị nhân sự tốt nhất

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *