Thủ thuật Excel dành cho dân nhân sự

01.tt min 800 x 600

Sử dụng thành thạo bảng tính Excel là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết đối với bất kỳ một nhân viên văn phòng nào. Excel giúp ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quá trình là việc nhờ các chức năng đa dạng và dễ dàng sử dụng

»»» Xem thêm: Vai trò của tin học đối với dân nhân sự

Sau đây là các thủ thuật Excel giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc

1. Các phím tắt trong Excel

Các phím tắt này giúp người dùng thao tác nhanh hơn và gọn hơn trong công việc

2. Vẽ hình trong các cell

Ta sử dụng công cụ Draw để vẽ hình vuông và bầu dục trên cell. Để hình nằm trên 1 cell ta có thể nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột.

3. Sao chép Fomula

Dùng tổ hợp phím Ctrl-D để sao chép công thức từ 1 cell này sang 1 cell khác

4.   Định hướng con trỏ chuột

Muốn con trỏ phải di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên bạn có thể chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down.

5. Cập nhật công thức Excel 2000 trở lên

Với các Excel từ 2000 trở đi, sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn có thể nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. học xuất nhập khẩu ở đâu

6. Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức

Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn <F2>. Nhấn đúp vào một ô không chứa công thức sẽ chẳng được gì.

7. Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell

Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter
Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng.

8. Tạo chú thích cho cell

 Chọn menu Insert / Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment ). Nhập vào lời chú thích cho cell đó học kế toán cấp tốc

9. Sử nội dung chú thích

01.ct min 800 x 600

>> Khóa học quản trị nhân sự ở đâu tốt

Click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment để sữa đổi nội dung trong cửa sổ comment. Ngoài ra bạn cũng có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse.

10. Làm ẩn chú thích

Bạn nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment từ menu phụ mở ra.

11. Làm ẩn nội dung của Cell

Bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau đó chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy (;; sau đó chọn OK.

12. Sữa lỗi nhanh trong Cell

Nhấn phím Esc để bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ

13. Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong cell

Bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK.

14. Sử dụng chức năng AutoFill.

Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này : có 2 cách :

01.ah min 800 x 600

Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra.

15. Sắp xếp

Chọn cột muốn sắp xếp, bằng cách click trên đầu cột đó.
Mở menu Format – Cell.
Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number và click trên General category.
Sau đó sắp xếp lại cột đó.

16. Ẩn và hiện cột theo hàng nhóm

Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng.

17. Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm.
Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng.

18. Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại
Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Sau đây là cách thực hiện:

Chọn bảng.
Chọn Edit.Copy.
Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.
Chọn Edit.Paste Special.
Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.
Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ.
Note: Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn <Enter>. Cách này dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tượng hay nhấn <Ctrl>-V hay <Shift>-<Ins>. Tuy nhiên cách này có nhược điểm là bạn chỉ có thể dán được một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste

19. Tạo tiêu đề cho nhiều sheet trong 1 lần thực hiện
Trong Workbook của bạn có nhiều sheet và bạn muốn tạo cho mỗi sheet như vậy có tiêu đề giống nhau, bạn chỉ cần làm một lần như sau: nhấp chuột phải vào tab để chọn các sheet, chọn Select All Sheets từ menu phụ mở ra. Bạn đặt tiêu đề trên Sheet đầu tiên, có thể là chữ, hình ảnh ,… sau đó nhấp chuột phải lên tab của sheet hiện hành và chọn UnGroup Sheets từ menu phụ. Tiêu đề sẽ xuất hiện ở tất cả các sheet trong workbook.

20. Xem cú pháp hàm Excel
Nếu như bạn chưa biết hết các hàm trong Excel, hoặc bạn biết nhưng không nhớ hết được cú pháp các hàm trongExcel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ đây bạn có thể chọn hàm muốn sử dụng cho mục đích của bạn một cách chính xác.

21. Có bao nhiêu Sheet trong WorkBook
Nếu như bạn mở một Workbook có rất nhiều sheet và bạn muốn xem qua xem có bao nhiêu sheet tất cả trong WorkBook đó bạn chỉ cần chọn Menu File – Properties , chọn tab Contents, sẽ liệt kê tất cả các sheet có trong file cho bạn xem.

22. Importing Text sang Excel
Khi bạn có một dữ liệu text được soạn thảo trong Word, khi bạn import đoạn dữ liệu đó vào worksheet thì dữ liệu đó lại nằm trên một cột. Ðể dữ liệu nằm trên nhiều cột, bạn có thể làm bằng nhiều cách: 1/ Nếu như dữ liệu được format dưới dạng table thì bạn chọn Copy sau đó Paste nó vào Excel. 2/ Dữ liệu không được format theo dạng table mà ở dạng tab thì cũng làm tương tự như trên. 3/ Nếu dữ liệu không được định dạng table và tab thì bạn cũng Import như 2 trường hợp trên sau đó chọn cột có chứa dữ liệu, chọn menu Data, Text to Columns. Excel sẽ xuất hiện chế độ Wizard hướng dẫn bạn import dữ liệu đó vào worksheet của Excel

23. Liên kết dữ liệu Excel và Word
Trong tài liệu mà bạn đang làm việc với Excel cần có một số nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn là khi thay đổi, chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng thay đổi. Bạn làm như sau :

Chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và Copy đoạn văn đó.

Khởi động Excel, chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó chọn Menu Edit + Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó click OK

Hy vọng những thủ thuật Excel sẽ giúp ích cho bạn trong công việc !

»»» Xem thêm: Hành chính nhân sự và những biểu mẫu cần nắm vững

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *